✨Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici | Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informaticiDocs Italia

17/10/2019 - Strumento essenziale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative (fonte AGID).

Le Linee Guida sono emanate secondo la procedura prevista dall’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e hanno il duplice scopo di:

1. aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;
2. fornire una cornice unica di regolazione sulla materia, in coerenza con la disciplina dei Beni culturali.

A queste linee guida dovranno riferirsi gli enti pubblici per la redazione/aggiornamento dei manuali di formazione, gestione e conservazione del documento informatico.

9/09/2020 - Sono state pubblicate dall’AGID in versione definitiva le «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici».

20/10/2020 - AGID in data 20/10/2020 ha comunicato che è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 259 del 19 ottobre 2020 il comunicato sull’adozione delle Linee guida sul documento informatico.

• Linee Guida sul documento informatico (10/09/2020 - 749 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi (10/09/2020 - 545 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 2 Formati di File e Riversamento (10/09/2020 - 2446 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 3 Certificazione di processo (10/09/2020 - 429 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 4 Standard e specifiche tecniche (10/09/2020 - 294 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 5 metadati (10/09/2020 - 809 kb - pdf)
• Allegato: Allegato 6 Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati (10/09/2020 - 369 kb - pdf)

4/11/2022 - Vademecum per l’attuazione delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. (Dal sito AGID del 4 novembre 2022). L’obiettivo dell’approfondimento è quello di stimolare un confronto sulle diverse esperienze e dare utili indicazioni e spunti di riflessione agli Enti interessati.

Una sintesi (FAQ) e alcuni importanti chiarimenti a cura dell'AGID

I chiarimenti sulle linee guida

I chiarimenti AGID sulle nuove linee guida riguardano l’entrata in vigore (10 settembre 2020) e la data di attuazione (entro il 7 giugno 2021), oltre ad alcune correzioni di seguito elencate:

• con riferimento allo standard UNI 11386 - Standard SInCRO si segnala una errata corrige al paragrafo 4.7 del documento di Linee guida dove per mero errore materiale si indica la versione 2010. Intenzionalmente, al paragrafo 4.2 non è stata specificata la data per significare che la versione dello standard deve riferirsi all’ultima versione corrente, ovvero quella del 2020;

• con riferimento allo standard ISO 30300 e ISO 30301 si comunica una errata corrige all’allegato 4 Standard e Specifiche tecniche dove per mero errore materiale si indica la versione 2011 in luogo di quelle rispettivamente aggiornate del 2020 e del 2019;

• con riferimento allo standard ETSI TS 101 511 si comunica una errata corrige all’allegato 4 Standard e Specifiche tecniche dove per mero errore materiale si indica la versione V1.2.1 in luogo della V1.3.1.

Importante

A partire dalla data di applicazione delle «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici», sono abrogati:

• il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
• il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee guida sono abrogate tutte le disposizioni fatte salve le seguenti:

• art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;
• art. 6, Funzionalità;
• art. 9, Formato della segnatura di protocollo;
• art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;
• art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;
• art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.

Sempre a far data dalla data di applicazione delle Linee guida, la circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell’AgID in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita dall’allegato n.6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati” del presente documento.

Importante

Il 25/06/2021 AGID ha pubblicato il Regolamento sui criteri per la fornitura di servizi di conservazione dei documenti informatici

Con Determinazione AGID n. 455/2021 è stato adottato il Regolamento che definisce i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici, fissando in un apposito allegato i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio.

Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD

Regolano le modalità atte a garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD | Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CADDocs Italia

Determinazione n.157/2020 del 23 marzo 2020 dell'AGID - Emanazione delle Linee Guida per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD

Grazie alle Linee Guida, la firma con Spid avrà lo stesso valore giuridico di quella autografa, consentendo ai cittadini di sottoscrivere atti e contratti. Uno strumento che si va ad aggiungere alla firma elettronica qualificata favorendo il processo di dematerializzazione dei documenti

Modelli di interoperabilità tra sistemi di conservazione

16/12/2022 Online il documento AGID “Modelli di interoperabilità tra sistemi di conservazione”. L’approfondimento riguarda il tema dello scambio dei Pacchetti di Archiviazione in un’ottica di rafforzamento dell’interoperabilità tra poli di conservazione.

Webinar sulle linee guida

Webinar sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: cosa cambia con le nuove linee guida AGID – 1 dicembre 2020 | Presentazione del webinar

Webinar 2021 della Società DGROOVE sulle linee guida AGID "formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" e sul Piano triennale Informatica 2021-2023.

Tutto quello che avreste voluto sapere sul documento, ma…